Przed lokalem kolejka, na sali brakuje kelnerów, a stolik numer 7 został przez przypadek zarezerwowany podwójnie? Z tymi problemami musi chociaż raz zmierzyć się każdy manager gastronomii. Przeczytaj nasze porady, jak sprostać tym wyzwaniom i sprawniej zarządzać salą restauracyjną na co dzień.
Jak usprawnić zarządzanie salą? Zacznij od rezerwacji
Jeśli zarządzasz dużą, popularną restauracją, warto zaoferować gościom możliwość rezerwacji stolika z wyprzedzeniem. Wielu klientów preferuje takie rozwiązanie – w ten sposób nie muszą się obawiać, że w ostatniej chwili będą zmuszeni zmieniać plany, bo w ich ulubionym lokalu brakuje miejsc. To szczególnie ważne dla większych grup gości oraz klientów odwiedzających restaurację w godzinach szczytu.
Możliwość rezerwacji stolików zwiększa komfort nie tylko gości, ale przede wszystkim usprawnia zarządzanie lokalem:
- Pozwala przewidzieć duży ruch i przygotować się do niego. Dzięki temu masz szansę prawidłowo ułożyć grafik pracowników, zapobiec brakom kadrowym i zmniejszyć presję ciążącą na przemęczonych kelnerach i kucharzach.
- Umożliwia przemyślany rozkład stolików. W dużym lokalu sprawne i płynne działanie obsługi zależy w znacznym stopniu od funkcjonalnego rozplanowania sali. Dzięki rezerwacjom wcześniej przygotujesz stoliki dla niestandardowych grup, unikając kłopotliwego przesuwania stolików przy gościach.
- Pozwala pracownikom kuchni dostosować się do niestandardowych oczekiwań gości. Alergie, dieta wegańska czy bezglutenowa – zachęć klientów do zgłaszania specjalnych wymagań dietetycznych już na etapie składania rezerwacji.
- Redukuje powstawanie zatorów i kolejek. Dysponując rezerwacjami możesz zarządzać czasem przybycia gości np. w 15-minutowych odstępach. Ułatwi to pracę hosta i obsługi kelnerskiej, a także poprawi jakość doświadczenia klientów.
- Umożliwia wdrożenie wytycznych sanitarno-epidemiologicznych w restauracji, w tym zachowanie dystansu społecznego czy liczenie gości w obiekcie.
Wskazówka
W godzinach szczytu wydziel część stolików, które nie podlegają rezerwacji. Wpłynie to pozytywnie na jakość obsługi – dzięki wolnemu stolikowi nie zawiedziesz regularnych klientów, którzy przyjdą do lokalu bez rezerwacji.
Alternatywą jest korzystanie z systemu zarządzania rezerwacjami, który tę pracę zautomatyzuje. Na rynku jest dostępnych wiele tego typu rozwiązań. Ich wspólną zaletą jest to, że znacząco odciążają managera restauracji oraz pracowników obsługi odpowiedzialnych za przyjmowanie rezerwacji. Dobrze skonfigurowany system sprawia, że goście chętniej kontaktują się z lokalem drogą internetową, zamiast sięgać w tym celu po telefon.
Dzięki temu, że informacje są wprowadzane do systemu automatycznie w czasie rzeczywistym, w formularzu nie ma możliwości przypadkowego zarezerwowania już zajętego stolika. Jeśli o wybranej godzinie w restauracji brakuje miejsc, system może zaproponować inny dogodny termin.
Decydując się na wdrożenie systemu rezerwacji stolików warto sięgnąć po takie rozwiązanie, które oferuje jak największą integrację – np. myREST. W jednym, intuicyjnym panelu organizuje on rezerwacje składane przez klientów za pośrednictwem strony internetowej restauracji, bota w wiadomościach na Messengerze, Instagrama czy też wizytówki lokalu w Google. Oprócz tego, daje możliwość wprowadzania do systemu własnych rezerwacji złożonych telefonicznie i osobiście. Niezależnie od tego, w jaki sposób zarezerwowany został stolik, zarówno manager lokalu, jak i gość otrzymają odpowiednie powiadomienie SMS.
Wypróbuj system rezerwacji myREST. Z kodem rabatowym Gastrro dla naszych klientów -10%!
Udana rezerwacja – i co dalej?
Sprawny proces zarządzania rezerwacjami czyni pracę managera sali łatwiejszą także w zakresie innych obowiązków. Mogąc przewidzieć ruch w restauracji danego dnia, należy z wyprzedzeniem ustawić stoliki z uwzględnieniem niestandardowych grup gości mających odwiedzić lokal danego dnia. Dzięki temu kelnerzy nie będą musieli zajmować się tym w obecności klientów – zamiast tego, mogą od razu wskazać im miejsce i zająć się profesjonalną obsługą. Nie można zapomnieć też o oznaczeniu zajętych stolików odpowiednimi tabliczkami, aby uniknąć nieporozumień przy zajmowaniu miejsc przez gości nieposiadających rezerwacji.
Aby codzienna praca restauracji szkła sprawnie, manager powinien zadbać o właściwe przeszkolenie hostów/ess i kelnerów/ek. Mowa tu nie tylko o zasadach profesjonalnej obsługi czy doskonałej znajomości karty. Pracownicy powinni być przygotowani na pracę pod presją czasu i szybkie reagowania na niespodziewane, kryzysowe sytuacje, jakie na pewno będą miały miejsce w godzinach szczytu. W tym celu warto opracować przykładowe scenariusze, dzięki którym załoga będzie wiedziała, jak postępować w razie:
- jednoczesnego pojawienia się wielu gości,
- pojawienia się większej liczby gości, niż wskazana w rezerwacji,
- chwilowych braków kadrowych,
- nietypowej prośby lub wymogów dietetycznych,
- wyrażenia niezadowolenia przez gościa.
Podsumowanie
Zarządzanie salą restauracyjną bywa dużym wyzwaniem – szczególnie w miarę rozwoju lokalu, gdy zwiększa się liczba gości i natężenie ruchu. W takiej sytuacji warto zadbać o odpowiednie planowanie pracy, dzięki któremu stresujące sytuacje będą zdarzać się rzadziej. Jak przygotować się do obsługi większej liczby gości? Może w tym pomóc przyjmowanie rezerwacji stolików – czy to za pomocą nowoczesnego systemu zarządzania rezerwacjami, czy też w bardziej czasochłonny, tradycyjny sposób.